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Para muchos expertos en marketing, la organización de webinars es una práctica muy fructífera. Esta táctica sirve de gran ayuda para la estrategia de captación de leads. Hay una gran cantidad de profesionales muy buenos del marketing que se dedican a celebrar seminarios web informativos. Sin embargo, para ver realmente beneficios, hace falta hacer mucho trabajo previo y de planificación.
En el período previo a la organización de un seminario web, entran en juego muchas facetas: Conseguir un conferenciante para que la gente se una al seminario, crear un blog sobre la planificación del seminario, promocionarlo con mensajes en las redes sociales, desarrollar los temas que tratará el evento…
Apuesto a que te estás preguntando si existe una lista con todos los puntos que debes tener en cuenta y que te podrían ayudar a la hora de planificar un seminario. Bueno, no busques más. En este artículo he descrito 10 aspectos que deberías preparar para poner en marcha un webinar de alta calidad y de éxito.
1) Interactuar con el público antes del seminario
¡Debo hacer hincapié en la necesidad imperiosa de conseguir que tu público se entusiasme antes del webinar! Crea tweets con un hashtag concreto para el evento, escribe entradas de blog que lo promuevan, y pide a la gente que envíe sus preguntas o comentarios de antemano.
¡También, si tienes algún tipo de obsequio o premio especial durante el seminario, no esperes a difundirlo!
2) Crear una plataforma de lanzamiento
Para mantener al público enganchado entre 30 minutos y una hora, tendrás que darle algo agradable a la vista. Por lo tanto, haz que tu conjunto de diapositivas sea visualmente atractivo.
Crear diapositivas – Pon imágenes que se relacionen con el tema que estás tratando. Utilizar copias de diapositivas está muy bien si se hace correctamente. No te limites a escribir un párrafo en una diapositiva en blanco y negro. En su lugar, asegúrate de que la copia se suma a la presentación y trata de no rellenar demasiado el espacio.
3) Utiliza un hashtag dedicado al seminario
Tal y cómo se mencionó en la primera sección, deberás usar un hashtag único durante todo el proceso del webinar. Usar un hashtag menos conocido te ayudará a asegurar que todos los tweets con ese hashtag van dirigidos a tu seminario.
Por ejemplo, HubSpot usó #TwitterQA para un seminario en línea con la palabra Twitter y una Q y una A, correspondientes a las iniciales de un ejecutivo de Twitter. Utilizaron este hashtag para el webinar mucho antes del seminario con la idea de crear una comunidad de personas con intereses comunes. Durante el seminario, se utilizó el hashtag para interactuar con el público, responder a preguntas técnicas y recopilar preguntas para el Q & A. Finalmente, tras el seminario, se utilizó el hashtag para dar seguimiento a cualquier pregunta que quedó sin responder y enviar información adicional.
4) Tener uno o más conferenciantes influyentes y carismáticos
No hay nada peor en un seminario que tener un conferenciante monótono y que provoca sueño a la audiencia. Conviene que el webinar sea presentado por alguien agradable, enérgico, y un experto en el tema para que sepa crear interacción.
Además, si hay más de un conferenciante, es conveniente que jueguen entre ellos y que estén conectados para que no parezca un seminario compuesto de dos monólogos diferentes.
5) Deja que la propia audiencia sea la voz del seminario en Twitter
El seminario está organizado por ti y por tu empresa. Aún así, debes permitir que tu audiencia interactúe con el conferenciante directamente o hable del seminario fuera de tus redes y de tus filtros. De esta manera te aseguras de dejar esta parte de difusión a manos de los propios seguidores de Twitter. Te ayudarán, no sólo a dar un toque personal a tu seminario web, sino también a conseguir muchos otros más seguidores.
6) Tener por lo menos un anfitrión o moderador
Conseguir uno o más “altavoces” para que se unan a tu seminario, puede generar vida a las conversaciones que se generen. Si no hay moderador es posible que la audiencia se pierda, se despiste y que el webinar deje de tener la repercusión que quieres.
En pocas palabras, hacer una serie de preguntas en el webinar puede contribuir a aumentar el flujo de la presentación. Una persona presenta a los moderadores y hace preguntas durante el webinar y concluye el evento. Esta persona debe saber afrontar los problemas que pudieran surgir durante el webinar.
7) Prueba distintos soportes
Para presentar tu seminario, también deberás tener en cuenta distintos tipos de soporte.
¿Tienes un video corto o animación que te ayude a reforzar tus puntos? ¿Se puede compartir la pantalla temporalmente para conseguir distintos puntos de vista en las redes sociales? Piensa en cómo se puede complementar tu seminario con otros soportes de comunicación, ya sea durante o después del seminario.
8) Realizar una prueba de sonido
Incluso en el mundo actual, ocurren problemas técnicos. Haz todo lo posible para evitar problemas de sonido y realiza pruebas para comprobar que todo funcionará correctamente.
Por ejemplo, en el caso que vayas a compartir tu pantalla o cambiar los controles, recuerda que antes del seminario los participantes pueden probar el sonido antes de que éste empiece. Siempre es mejor curarse en salud para evitar problemas y no perder tiempo durante el transcurso del seminario en el caso que surgiera un problema.
9) Ten en consideración otras zonas horarias
En el momento de elegir día y hora para celebrar tu evento en vivo, ten en cuenta que no todo el mundo esta en tu zona horaria. Procura buscar una hora que sea posible para el conjunto de los registrados.
10) Encuentra un lugar tranquilo para hablar
No hay que subestimar la ubicación física de tu seminario. Cada día me siento al lado de un equipo que está en el teléfono todo el rato. Si tratara de organizar un seminario en mi mesa de despacho, ¡el público difícilmente sería capaz de escucharme! Por lo tanto, me aseguro de encontrar un lugar tranquilo, en otro lugar de la oficina que se pueda escuchar bien. Si tienes varias personas hablando en la misma habitación, asegúrate de tener un altavoz de alta calidad. Para evitar cualquier problema técnico, evita el uso de Internet inalámbrico cuando sea posible y ¡pruébalo todo antes de empezar!
¿Qué otros aspectos relacionados con la planificación de seminarios consideras que son importantes y no te hemos contado?
